1.总 则

第一条  为了加强学院档案工作，充分发挥档案的作用，全面提高档案的管理水平，有效地保护及利用档案，为学院和社会服务，根据《中华人民共和国档案法》、中华人民共和国教育部令第27号《高等学院档案管理办法》、上海市教育委员会、上海市档案局《上海市民办普通高等学院档案管理办法》等法律、法规和规章，制定本办法。

第二条  学院档案是指学院从事招生、教学、科研、党政管理、外事、财务、基建等活动中形成的对学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等各种载体形成的文件材料。

第三条  学院的档案工作是学院管理的重要基础工作之一，是衡量学院教育质量、科研工作和管理水平的重要标志，是评估学院办学水平的重要内容，也是维护学院历史真实面貌的重要工作。

第四条  学院各级领导应把档案工作纳入学院整体发展工作和各系（部/院）、职能部门的日常工作，应当与其他工作同步发展，加强档案工作的领导和管理；并根据档案工作发展的需要，保证人员配备、档案用房、设备设施和所需经费的落实，保障依法开展档案工作。

第五条  学院档案工作应当统一领导，集中管理，以确保档案的完整、准确和安全，便于学院与社会的利用。

 

第二章 管理体制

第六条  学院档案工作，接受上海市教育委员会的领导，同时接受上海市档案局的指导、监督和检查。

第七条  学院档案室是学院专门从事档案管理的工作机构，配备专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职务职级制，享受学院教学、科研和管理人员同等待遇；各系（部/院）、职能部门应有负责人分管本部门的档案工作，并设立兼职档案员具体负责本部门档案材料的收集、整理和归档工作。

第八条  学院档案室是学院档案工作的职能部门，又是永久保管学院档案并提供利用的基地，全面履行档案行政管理和档案保管利用两种职能，其主要职责是：

1. 宣传和贯彻执行国家关于档案工作的法令、法规和政策，制定学院的档案工作发展规划、工作计划；

2. 建立建全学院档案工作规章制度，并负责监督、指导、检查执行情况；

3. 负责接收（征集）、整理、分类、保管、鉴定和统计等学院各类档案及有关资料工作。指导、检查、协助各部门做好收集、整理和归档工作。开展编制检索工具，积极提供利用；

4. 严格执行保密制度，加强库房的科学管理，确保档案的完整、准确与安全；

5. 开展兼职档案员的业务培训及实时指导档案工作；

6. 参加上级主管部门及档案学会组织的学术研究和交流活动，完成其所布置的工作任务；

7. 完成上级领导交办的有关档案管理的其他工作。

第九条  各立卷部门档案工作的基本任务和兼职档案员职责：

1. 遵循国家关于档案工作的法令、政策和规定，按学院档案部门有关规定做好各项档案工作；

2. 认真负责地收集本部门在工作中形成的各类文件材料，督促本部门相关人员注意材料的同步积累，并做好档案材料的整理、保管和归档工作，保证归档材料的完整、准确、系统；

3. 各部门兼职档案员要遵纪守法，维护本部门档案的真实完整与安全保密工作；

4. 按照各类档案归档范围和保管期限要求，将材料正确整理后，按规定时间移交学院档案室。

 

第三章  档案管理

第十条  建立、健全和完善归档制度，做到每项重要的教学、科研和党政管理等工作都有完整、准确、系统的文件材料，明确岗位职责，强化责任意识，提高学院档案管理水平。

第十一条  各部门各类文件的归档范围和保管期限，按《上海工商职业技术学院归档范围和保管期限》执行。逐步实现纸质档案材料和电子档案材料同步归档。

第十二条  各类档案的归档时间：

1. 党群、行政、教学、外事、声像类档案以及科研、设备、基建、财会等部门的管理性文件应在次年六月底前归档：

2. 科研、设备、基建等项目文件材料在项目完成通过鉴定（结题）、验收或运行后三个月内归档（由职能部门统一归档）；

3. 财会档案中的会计凭证、会计帐簿和清册等，由财务部门保管一年后归档。

第十三条  按照高等学院档案实体分类法，本院档案设置九个一级类目：党群（DQ）、行政（XZ）、教学（JX）、外事（WS）、科研（KY）、仪器设备（SB）、基建（JJ）、财会（CK）、声像（SX）这些类目不得自行更改。

第十四条  学院各部门向档案部门移交档案时，必须办理交接手续、填写案卷移交目录，写明案卷名称、责任者、卷内页数和移交时间，双方清点无误后由部门兼职档案员签名后向档案部门移交。档案部门负责业务指导及档案的检查、验收。

第十五条  学院档案室对档案进行分类、编号和排列。分类方法按照《上海工商职业技术学院档案实体分类法》执行。

第十六条  学院档案室对所存档案的保管情况，定期进行检查，遇有特殊情况应立即向主管领导报告，及时处理。

第十七条  学院档案库房应做好防高温、防潮、防光、防盗、防尘、防霉、防虫、防有害气体等防护措施，创造良好的保护环境。保持库房通风、干燥、清洁、整齐和适宜的温湿度，确保档案安全。

第十八条  学院档案室对保管期限已满的档案要按照《上海工商职业技术学院档案鉴定销毁规定》进行鉴定、销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。对于要销毁的档案必须填写销毁清册，经校领导批准后方可销毁。

第十九条  个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须向学院档案室移交，集中管理，任何个人不得占为已有。

 

第四章  档案利用

第二十条  学院档案室应按照《档案法》的规定向学院和社会开放档案。其他任何组织和个人无权公布学院档案。

属下列情况不对外公布：

1. 涉及党和国家秘密；
2. 涉及个人隐私；
3. 档案形成部门规定限制利用的；
4. 学院党政重要会议记录。

第二十一条  学院档案室进行档案提供利用应当遵循下列规则：

1. 学院档案室所保存的档案，主要供本院本部门工作所需查阅。涉及重大问题和机密内容，需经学院主管领导同意；

2. 本院教职员工因工作需要可直接查阅、借阅本部门归档的档案。若查阅非本部门归档的、带有密级、限制使用的档案，须经立卷部门负责人批准后方可利用；

3. 外单位查阅档案，应持介绍信，写明查档目的。查阅个人信息需出具单位组织、人事部门的介绍信。查阅档案必须在阅档室，不得私自将档案带出档案室。

4. 学院教职员工、毕业生等个人因出国、升学、公证等需要，办理学籍、成绩等证明的，应出示本人有效证件。委托他人办理的应用委托书和有效证件。

第二十二条  对于重要的珍贵的档案或资料，一般不得提供原件使用，如特殊需要，需经学院主管领导批准。

第二十三条  出具档案证明必须以档案为依据，任何人不得违反规定。

第二十四条  复制摘录档案，需经档案员或党政办主任同意，并在复印件上加盖有关印章才有效。利用档案的单位和个人未经上级主管部门或档案室同意不得擅自公布档案内容。

 

第五章  奖励与处罚

第二十五条  学院对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

1. 在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

2. 在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

3. 将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案机构的；

4. 同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第二十六条 有下列行为之一的，由学院依法给予处分，构成犯罪的，移交司法机关追究刑事责任：

1. 玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者销毁档案的；

2. 违反保密规定，擅自提供、抄录、公布、销毁档案的；

3. 涂改、伪造档案的；

4. 擅自出卖、赠送、交换档案的；

5. 不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

6. 其他违反档案法规的行为。

 

第六章  附则

第二十七条  本办法的解释权属学院档案室，办法中如与国家法律、法规有悖，以国家法律、法规为准。

第二十八条  本办法自发布之日起施行。

 

附件：1. 上海工商职业技术学院归档范围和保管期限

      2. 上海工商职业技术学院档案实体分类法

      3. 上海工商职业技术学院档案鉴定销毁规定

 

 

 

 

 

上海工商职业技术学院

2018年6月11日